Você sabe o que é eSocial?

Entenda como essa ferramenta pode auxiliar a sua empresa

Entenda a importância da mudança do eSocial para sua empresa

O eSocial é um projeto fiscal digital do Governo, desenvolvido para questões previdenciárias e trabalhistas, que tem o objetivo de facilitar o envio dos dados sobre trabalhadores para um site e permitir que as empresas prestem essas informações apenas uma vez. Assim, o eSocial costuma ser utilizado pelo setor de RH de empresas dos mais variados segmentos, desde salões de beleza até empresas de ferramentaria, por exemplo.

O que é o eSocial

O eSocial é um projeto que surgiu a partir do Decreto nº 8373/2014 do Estado, dando origem ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). Esse sistema tem o objetivo de criar uma comunicação entre os empregadores e o Governo. Assim, é possível transmitir as informações relativas aos trabalhadores de uma empresa de maneira unificada, tais como:

• Vínculos trabalhistas;
• Contribuições previdenciárias;
• Comunicações de acidente de trabalho;
• Folha de pagamento;
• Escriturações fiscais;
• Aviso prévio;
• Informações sobre o FGTS.

Com isto, a transmissão eletrônica de tais dados citados acima simplifica o envio de informações relacionadas a obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas, necessárias até mesmo para empresas pequenas e MEIs (Microempreendedores Individuais), como uma Pessoa Jurídica que realiza conserto em placas eletrônicas, por exemplo.  Desta maneira é possível reduzir a burocracia a respeito das prestações das organizações.

Quais são as vantagens de se utilizar o eSocial

A principal vantagem gerada pelo eSocial é o fato desse sistema simplificar bastante os processos das empresas, oferecendo a elas maior produtividade e menos tempo com preocupações relativas a questões previdenciárias, fiscais e trabalhistas.

Além disso, a utilização de um sistema especializado evita erros de cálculos no recolhimento de FGTS e de outros tributos, algo muito recorrente dentro das empresas durante a geração de tais documentos. Outro detalhe é que o eSocial proporciona uma maior segurança jurídica para as empresas, favorecendo tanto as organizações quanto o governo.

Integração dos processos, facilidade na disponibilização de informações aos órgãos necessários e o registro rápido de novos dados também são outras vantagens que valem a pena serem mencionadas.

Já dentre as vantagens que o eSocial proporciona ao trabalhador, existe o fato de que esse sistema oferece maior garantia aos colaboradores de uma empresa em relação à segurança de seus direitos previdenciários e trabalhistas, bem como uma maior transparência sobre as informações presentes em contratos de trabalho.

Também é registrado os dados de pagamentos feitos ao trabalhador, das condições e das características do trabalho e dos riscos sobre os quais um colaborador de uma certa empresa está exposto.

As mudanças do eSocial

O eSocial é um sistema que não gera nenhuma alteração na legislação trabalhista em vigor, muito menos acrescenta novas informações. Apesar de ter sido criado em 2014, o sistema só foi implementado em 1º de janeiro de 2018, contando com uma obrigatoriedade de uso pelas empresas e contribuintes. 

Todavia, mudanças ocorreram e ainda estão prestes a acontecer a respeito do eSocial, exigindo uma atenção maior por parte dos empregadores. Por essa razão, será demonstrado um cronograma mostrando o histórico das mudanças do eSocial.

O novo eSocial

No dia 9 de julho de 2019, foram anunciadas mais mudanças que deverão ocorrer com o eSocial, desta vez relacionadas ao funcionamento do sistema. Basicamente, o eSocial será substituído por dois sistemas que irão vigorar em janeiro de 2020. 

A ideia é de que, ao invés de existir um único sistema para a transmissão de todas as informações de uma empresa citadas acima, serão utilizados dois sistemas: um responsável pelas informações trabalhistas e previdenciárias e outro relativo às informações tributárias. Com isso, ocorrerá uma grande redução nas informações que precisam ser prestadas pelos empregadores.

Essa mudança é justificada por críticas de usuários e desenvolvedores de sistemas, os quais propuseram certas alterações para tornar o sistema menos complexo: a utilização de uma tabela padrão de rubricas, eliminando a necessidade de se realizar um cadastro de rubricas próprias; a desnecessidade de se cadastrar processos judiciais para assuntos não relacionados ao FGTS e aos tributos; a eliminação de tabelas de funções, horários e cargos; a exclusão de campos opcionais, como números de documentos pessoais; entre outras. 

Contudo, apesar de todas as mudanças, a forma de transmissão de informações ainda será por meio da internet, porém, com uma flexibilização maior das regras, auxiliando empresas que possuem uma grande carga de informações a serem enviadas, como uma firma que cria projetos de instalações elétricas industriais, por exemplo. Isso permite um envio mais fácil das informações, reduzindo ainda mais o risco de erros provocados por informações incorretas.

Todas essas alterações serão realizadas de acordo com as seguintes premissas:

• A desburocratização de processos;
• A substituição de obrigações acessórias;
• A eliminação de questões complexas;
• A integração e a continuidade das informações;
• A modernização e a simplificação do sistema;
• A não solicitação de dados já conhecidos;
• O respeito pelo investimento de empresas e profissionais.

Apesar do novo eSocial passar a vigorar em janeiro de 2020, alterações já ocorreram no sistema atual. Reformulações irão ocorrer, como a revisão do layout, a dispensa da apresentação de informações que atualmente são obrigatórias, a flexibilização de regras que dificultam o preenchimento da folha de dados, entre outras. 

Todas essas ações têm o intuito de não impactar os empregadores durante a transição, tornando diversos campos, que serão eliminados no futuro, opcionais hoje. Todavia, isso não significa que o eSocial atual será suspenso.

 O envio de informações dentro dos prazos vigentes ainda é necessário por todas as organizações empresariais, como uma fabricante de secador de ar, por exemplo. Contudo, somente novas fases e novos dados não serão solicitados enquanto a alteração para o novo sistema não ocorrer.

 Tudo isso tem o intuito de garantir a substituição de certas obrigações, como a utilização dos dados disponível no eSocial para a concessão de benefícios tais como o INSS e o Seguro Desemprego para os trabalhadores.

Fonte: Blog eSocial Techne